Hlavní Vařené Elektronický podpis - DocuSign

Elektronický podpis - DocuSign

Související služby

Elektronická správa dokumentů Firemní web DocuSign

Také známý jako E-podpis nebo DocuSign .

jak začít znovu ve 40

CUIT nabízí DocuSign, přední řešení pro správu elektronických podpisů. Mezi DocuSign a Columbia University byla sjednána podniková licence, která umožňuje každému zaměstnanci Columbia University vytvořit účet DocuSign. Zatímco vytváření účtu DocuSign je zdarma, každá obálka (transakce) nese náklady.

DocuSign je zabezpečená cloudová služba, která poskytuje technologii elektronického podpisu pro podepisování dokumentů a vytváření pracovních toků podpisů dokumentů. S DocuSign můžete zefektivnit proces získávání dokumentů podepsaných a směrování dokumentů prostřednictvím cyklu kontroly a schválení. Kromě podpisů DocuSign také umožňuje signatářům přidávat své iniciály, celé jméno, e-mailovou adresu, datum podpisu a další typy polí potřebné pro konkrétní potřeby vaší organizace.

Elektronické podpisy jsou ověřeny podpisovatelem a poskytují stejnou právní závaznost jako vlastnoruční podpis. Protože DocuSign se integruje s řadou nejčastěji používaných aplikací (jako jsou technologie Google, které podporují systém LionMail společnosti Columbia), je to pro univerzitní fakultu a zaměstnance pohodlný způsob, jak zachytit a spravovat podpisy.

Hlavní funkce DocuSign

  • Rozsáhlá podpora formátu dokumentu : DocuSign podporuje prakticky jakýkoli typ souboru s dokumenty z většiny aplikací - například Microsoft Word, Excel a PowerPoint -, aby bylo zajištěno, že všechny vaše důležité dokumenty budou odeslány k podpisu. DocuSign také rozpoznává dokumenty PDF a automaticky označuje pole formulářů pro zadávání dat podpisujícími.
    • Podporované formáty souborů zahrnují .doc, .docx, .pdf, .xls, xlsx, .txt a mnoho dalších.
  • Přizpůsobitelná pole formuláře : Proveďte příjemce příjemců dokumentů tak, aby se během několika sekund podepsali a inicializovali na všech správných místech. Pomocí standardních značek sbírejte podpisy, iniciály, jména, tituly, názvy společností a další relevantní informace - nebo je upravte pro konkrétní účely a uložte je jako vlastní značky pro budoucí použití.
    • Dostupné značky zahrnují podpisy, iniciály, jména, tituly, názvy společností, text, čísla, měnu, poznámky a další.
    • DocuSign nabízí robustní funkce formulářů včetně zaškrtávacích políček, přepínačů, rozevíracích značek a textových, číselných a měnových polí.
  • Ověření dat : Omezte typ dat zadaných do libovolného zvoleného pole, abyste vyloučili chyby při zadávání dat a opětovné zasílání dokumentů.
    • Hodnoty ověření zahrnují text, e-mail, telefonní číslo, datum, 5místné PSČ, 9místné PSČ, číslo sociálního zabezpečení a maskování regulárního výrazu.
  • Pokročilé formátování a logika pole : Automatizujte logiku dokumentů pomocí pokročilých funkcí ověřování formulářů a polí DocuSign.
    • Podmíněná pole použijte ke skrytí nebo odhalení dat, která je třeba shromáždit na základě odezvy signatáře na jiná pole.
    • U vypočítaných polí se hodnoty dynamicky počítají na základě vstupů do jiných polí.
    • Uzamčená pole chrání data, která nechcete měnit, a propojená pole zajišťují, že se všechny změny projeví ve všech identických polích.
  • Značení polí a dokumentů : Povolit upravování určitých polí následnými podepisujícími. DocuSign spravuje změny a před přijetím změny požaduje iniciály jiných stran. Historie transakcí sleduje všechny dokončené změny.
  • Flexibilní pracovní postup : Směrujte dokumenty více uživatelům v sériovém, paralelním a smíšeném pořadí, aby vyhovovaly vašemu ideálnímu procesu. Vyžadovat, aby uživatelé podepisovali jeden po druhém nebo všichni současně.
    • Vytvářejte šablony pro často používané dokumenty: Připravte dokumenty na rychlé odeslání pomocí opakovaně použitelných šablon, které ukládají značky a umístění polí, směrování pracovního postupu a další nastavení. Šablony standardizují procesy, zkracují dobu přípravy a umožňují end-to-end automatizaci vašich podpisových pracovních toků.
    • Flexibilní oprávnění: Definujte akce každého příjemce ve vašem pracovním postupu, jako je podepisování, úpravy, vyžádání příloh podpisu nebo jednoduše schválení dokumentu. DocuSign má několik rolí, které vám pomohou zefektivnit pracovní postup podle vašich konkrétních potřeb.
  • Více úrovní pro autentizaci : Ujistěte se, že vaši signatáři jsou takoví, za jaké jsou. Více úrovní autentizace zvyšuje prahové hodnoty vyžadované od signatářů k prokázání identity před poskytnutím přístupu k dokumentům.
    • Metody ověřování zahrnují e-mail, text SMS, telefon a řadu dalších možností, které zajistí, že jednotlivec podepisující dokument je tím, za koho se považuje.
Rozbalit vše Sbalit vše

FAQ

Lze DocuSign použít k zachycení jakéhokoli podpisu?

Na elektronický podpis se vztahují následující zásady Columbia University:

  • Zásady elektronického podpisu na Kolumbijské univerzitě
  • Politika přijatelného používání informačních zdrojů na Kolumbijské univerzitě
  • Politiky IT na Kolumbijské univerzitě

Kdy mám použít DocuSign?

DocuSign je ideálním řešením, pokud často potřebujete pořizovat podpisy, a váš seznam schvalovatelů dokumentů je poměrně konzistentní. Například pokud často potřebujete, aby členové vaší organizace podepsali konkrétní dokument zásad, a tento dokument musí být zkontrolován a schválen konzistentní skupinou schvalovatelů nebo jejich delegátů, je DocuSign ideálním řešením pro automatizaci tohoto procesu.

Používání DocuSign se nedoporučuje pouze v případech, kdy dokumenty budou vyžadovat významnou úpravu nebo komentáře podepisujícího nebo schvalovatele, když schvalovací proces není jasně definován nebo je výjimečně složitý, nebo když se podpis musí objevit, jako by byl psán rukou. V těchto případech doporučujeme, abyste pro podpisy a schválení nadále používali své stávající procesy.

Zajímavé Články